Com o avanço da tecnologia e a digitalização de processos, a assinatura eletrônica tornou-se uma ferramenta essencial em diversas áreas, desde negócios até a administração pública. A facilidade, segurança e agilidade que ela proporciona têm atraído cada vez mais empresas e indivíduos a adotá-la.
Mas, afinal, como fazer uma assinatura eletrônica de maneira simples e segura? Neste artigo, vamos explicar o que é, como funciona e como você pode fazer sua própria assinatura eletrônica.
O Que é uma Assinatura Eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma forma digital de assinar documentos, sendo equivalente à assinatura tradicional feita à mão, mas com mais praticidade e segurança. Ela é usada para validar a autenticidade de um documento e garantir que o assinante está de acordo com os termos apresentados. A assinatura eletrônica é amplamente aceita por empresas e órgãos governamentais, desde que siga as regulamentações legais.
Ao contrário da assinatura digital, que utiliza criptografia para garantir sua segurança, a assinatura eletrônica pode ser feita de várias maneiras, como através de um clique de confirmação, digitação de uma senha ou uso de um aplicativo especializado. Sua validade depende da conformidade com a legislação vigente no país e das medidas de segurança adotadas durante o processo.
Como Funciona a Assinatura Eletrônica?
O funcionamento da assinatura eletrônica é simples, mas envolve alguns detalhes que garantem sua segurança. Ao assinar um documento de forma eletrônica, você está autorizando que aquele documento seja vinculado ao seu nome, de forma equivalente à assinatura física.
Existem duas formas mais comuns de se fazer uma assinatura eletrônica:
- Assinatura por meio de senha ou token: O usuário faz login em uma plataforma de assinatura e confirma sua identidade por meio de uma senha, PIN ou até mesmo um código enviado para o seu celular ou e-mail.
- Assinatura por meio de plataformas de assinatura online: Existem diversas plataformas especializadas que oferecem ferramentas para assinar documentos eletronicamente. Essas plataformas geralmente pedem uma autenticação por meio de e-mail, senha ou, em alguns casos, até biometria, para garantir a identidade do assinante.
A assinatura eletrônica é considerada válida desde que esteja de acordo com a legislação aplicável, como a Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil. Além disso, ela deve ser associada a um identificador único do assinante e garantir a integridade do documento assinado, ou seja, deve ser possível verificar que o conteúdo não foi alterado após a assinatura.
Quais São as Vantagens de Usar a Assinatura Eletrônica?
A assinatura eletrônica oferece uma série de vantagens tanto para empresas quanto para indivíduos. A seguir, destacamos alguns dos benefícios dessa tecnologia:
- Agilidade: Ao eliminar a necessidade de imprimir, assinar fisicamente e digitalizar documentos, a assinatura eletrônica torna o processo de assinatura muito mais rápido.
- Segurança: A autenticação por meio de plataformas confiáveis e o uso de criptografia garantem a integridade dos documentos assinados e protegem contra fraudes.
- Economia de custos: Com a eliminação do papel e dos custos com impressão, envio e armazenamento físico, as empresas podem economizar uma quantidade significativa de dinheiro.
- Conveniência: A assinatura eletrônica pode ser realizada de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja acesso à internet. Isso é especialmente útil para empresas que possuem equipes ou parceiros espalhados pelo mundo.
- Legalidade: Em muitos países, incluindo o Brasil, a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita, desde que sejam seguidas as regulamentações necessárias.
Como Fazer a Sua Assinatura Eletrônica?
Agora que você entende os benefícios e o funcionamento da assinatura eletrônica, é hora de saber como fazer a sua. Aqui estão os passos básicos para assinar um documento eletronicamente:
1. Escolha uma Plataforma de Assinatura Eletrônica
Existem diversas plataformas disponíveis para realizar assinaturas eletrônicas. Algumas das mais conhecidas incluem DocuSign, Clicksign, e SignNow. Escolha uma plataforma que seja confiável, segura e que atenda às suas necessidades específicas.
2. Crie uma Conta
Na maioria das plataformas, o primeiro passo é criar uma conta. Para isso, você precisará fornecer algumas informações pessoais, como nome, e-mail e, dependendo da plataforma, documentos adicionais para validar sua identidade.
3. Faça o Upload do Documento
Após criar sua conta, o próximo passo é fazer o upload do documento que você deseja assinar. A plataforma geralmente aceita formatos como PDF, Word, entre outros. Após o upload, você verá o documento pronto para ser assinado.
4. Insira a Sua Assinatura
As plataformas de assinatura eletrônica geralmente oferecem diferentes métodos para você inserir sua assinatura. Você pode desenhar sua assinatura usando o mouse ou o touchpad, usar uma fonte de assinatura predefinida ou, em alguns casos, fazer o upload de uma imagem da sua assinatura. Algumas plataformas também oferecem a opção de assinar com um código PIN, autenticação por biometria ou por meio de um link enviado ao seu e-mail.
5. Finalize e Envie o Documento
Após assinar o documento, você pode revisar o arquivo para garantir que está correto. Em seguida, basta finalizar a assinatura, e o documento estará pronto para ser enviado aos destinatários ou arquivado de maneira segura. A plataforma geralmente oferece a opção de enviar o documento assinado por e-mail ou gerar um link para que outros possam acessá-lo.
Cuidados ao Utilizar a Assinatura Eletrônica
Embora a assinatura eletrônica seja segura e prática, é importante tomar alguns cuidados para evitar problemas:
- Use plataformas confiáveis: Certifique-se de usar serviços bem avaliados e regulamentados para garantir que sua assinatura seja válida e segura.
- Proteja suas credenciais: Nunca compartilhe suas senhas ou PINs com outras pessoas, pois isso pode comprometer a segurança da sua assinatura.
- Verifique a validade jurídica: Em alguns casos, a assinatura eletrônica pode não ser válida para todos os tipos de documentos. Verifique sempre as regulamentações legais aplicáveis antes de assinar um contrato ou documento importante.
Conclusão
A assinatura eletrônica é uma ferramenta moderna e segura que tem transformado a maneira como assinamos documentos no mundo digital. Ela oferece vantagens significativas, como agilidade, economia e segurança, além de ser amplamente reconhecida legalmente. Ao seguir os passos descritos neste artigo, você poderá fazer sua própria assinatura eletrônica de forma fácil e eficiente, tornando seu trabalho mais ágil e livre de burocracias.
